Партизанские совещания

21 июля 2011  |  |  Рубрика: Менеджмент

или когда важно рвать глотку

То, что мы считаем истинным или не истинным, в значительной степени определяет наше поведение

просто мысль

Все, у кого в компании работает больше одного человека, рано или поздно сталкиваются с необходимостью проводить совещания.

Не смотря на все преимущества авторитарного управления компанией, совещания являются весьма полезной штукой  :-)

  • они могут использоваться как инструмент принятия решений;
  • могут, да и должны, быть источником помощи и поддержки;
  • служат своеобразным гарантом демократии в компании и т.д.

Короче, совещания могут являться вполне нужным элементом в арсенале любого руководителя, несмотря на все съедаемое ими время. Хотя демократия всегда требовала больше времени, нежели — тирания  :-)

Теперь немного углубимся в теорию и рассмотрим какие виды совещаний мы можем проводить:

  1. Планерка. Всем нам известное мероприятие, на котором мы пытаемся запланировать будущую или текущую неделю. С этим, пожалуй, каждый из нас сталкивался в этой или прошлой жизни.
  2. Заседание. На таких штуках обычно пытаются принять какое-то «судьбоносное» для компании или страны в целом решение. Кому-то это может показаться пережитком прошлого, но на самом деле — достойный инструмент принятия групповых решений.
  3. Брифинг. Это когда нам нужно что-то коротко донести до всех разом, чтобы не вызывать их к себе по-отдельности. Не часто делаем, но все же иногда приходится.
  4. Обзор. Это как бы подведение итогов, обсуждение сделанных достижений. Часто практикуется при проведении годовых собраний, либо при завершении больших проектов. Ну, конечно, если делается.
  5. Консультация. Хорошая задумка, помогающая передавать опыт «подрастающему поколению». Довольно редко делаем… Видимо, у многих из нас остался импринт от бестолковости таких действий при обучении в ВУЗ-е.

Я думаю, существует еще множество других видов совещаний, но я в своей деятельности, прибегаю к этим 5-ти. При этом, на практике бывает сложно отделить один тип совещания от другого.

Более того, неважно какие виды совещаний существуют, важно каким образом их проводить.

Дело в том, что для проведения совещания вам нужен оратор, который все это действо будет притворять в жизнь. А иногда, вам даже может понадобиться присутствие дополнительного оратора, коучера, консультанта, фасилитатора, переговорщика и т.д. Суть не в этом.

Ну, так вот, дело в том, что сами совещания, не смотря на всю их прелесть, обладают рядом существенных недостатков:

  • занимают время, отвлекают людей от важной работы;
  • увеличивают затраты: чем больше людей участвует в совещании, тем дороже для организации обходится принятие таких решений;
  • имеют низкую оперативность: принятие решений может занять слишком много времени, и решения могут запоздать, а благоприятные возможности будут упущены;
  • ослабляется индивидуальная ответственность и инициатива, если работа контролируется централизованно или коллегиально.

И не каждая молодая компания, да и не молодая тоже, может позволить себе такую роскошь как совещание. Это не значит, что их не стоит проводить. Вы же помните, что в начале я писал, что совещания — это важно:

  • у персонала укрепляется чувство сопричастности и ответственности за реализацию принятых решений;
  • у персонала развиваются навыки общения, ведения переговоров и принятия решений;
  • открываются возможности для контактов работников разного уровня;
  • благодаря учету разных точек зрения, повышается качество принимаемых решений.

Получается некая несостыковочка. С одной стороны — совещания важны, с другой — слишком дороги. Большинство компаний, не задумываясь о себестоимости таких мероприятий, прибегают к совещаниям довольно часто, т.к собрать совещание, как правило, не составляет большого труда   ;-)

Но они забывают, что в альтернативу совещаниям существует множество других, «партизанских» способов проведения подобных мероприятий (рис.1).

Рис.1 Типы совещаний

Вместо брифинга или обзора можно легко использовать рассылку по электронной почте или общие электронные площадки обмена информацией.

Консультация может быть легко заменена на корпоративные документы и правила. Т.к. вопросы имеют привычку повторяться.

Планерки и заседания, часто могут являться индикатором того, что уровень квалификации и инициативности персонала низкий, в результате чего их приходится постоянно «подпинывать».

Не бойтесь начать обучение своего персонала, через передачу им части полномочий, задач и ответственности  ;-)

Понравилась статья? - Обязательно поделись с друзьями:
0
В Мой Мир


К записи 8 комментариев

Если совещание длится более 15 минут — нужно сменить руководителя.

Ответить|
Цитировать

Использование ,,Коллективного разума,,—самый короткий путь к принятию оптимальных, четко выверенных, полезных по своей сути решений, для коллектива любой компании. Эффективность таких решений зависит от формата, выбранного руководителем. К сожалению, совещания часто приобретают форму посиделок и чесание языком, переходя в традицию бесполезного убивания времени…

Ответить|
Цитировать

Совещания мотивируют сотрудников, чувствуется сопричастность.
+ можно увидеть зарождающиеся конфликты.
+ это позволяет выработать общее видение куда идем.
Мне кажется проводить важно — но систематически и четко к ним готовиться, чтобы оперативно решать вопросы и проводить обмен информацией, а не сидеть зря.

Ответить|
Цитировать

Skype вам в руки. И не надо собирать всех по кабинетам. CRM и т.п заменяет планерки с «продажникаи», автоматизированный БДР и т.п. Позволяет не дергать финансистов и бухгалтерию. Если собираться, то только для того чтобы понять «как стать ежиками».

Ответить|
Цитировать

А вот у меня все строго! что сказал то и нужно делать(инициатива наказуема!!!) Если я точно знаю как и что делать,то это и нужно делать !!
Ну а в общем плане я согласен с автором.

Ответить|
Цитировать

Сочувствую Вашим сотрудникам(((

Ответить|
Цитировать

Да ну, чего сочувствовать, я согласна с Алексеем — все эти игрища в демократию ничего доброго не приносят. И делать нужно только то, что считает необходимым собственник (или гендир). А вот как это сделать… чем не поле для творчества?

Ответить|
Цитировать

Работа производственных компаний, да и компаний другого плана, имеющих разноплановые подразделения (производство, продажи, маркетинг, сервис, логистика и т.п.), требует согласованности действий своих подразделений.
Совещания, направленные на согласованное выполнение определённого проекта — необходимый инструмент. Остальное — действительно трата времени.
Понимаете. о чём я? Правая рука должна работать в паре с левой. Голова должна направлять эти действия и контролировать их. Руководители подразделений должны знать, как обстоят дела с выполнением проекта в других отделах.
Слаженность работы отделом невозможна без перекрёстного обмена информацией. Можно, конечно, воспользоваться другими инструментами, кроме совещаний, но…

Ответить|
Цитировать

Оставить комментарий или два

Комментарии публикуются в соответствии с правилами комментирования данного ресурса

© 2010-2012 Сибирская бизнес школа